Penerimaan Kas Melalui Pos

Penerimaan Kas Melalui Pos

Penerimaan kas melalui pos dapat berwujud cek yang diterima di amplop atau berupa poswesel. Apabila cek yang diterima melalui pos, maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas. Seorang diantaranya membuat daftar cek yang diterima sebanyak 3 (tiga) rangkap. 

Dalam daftar tersebut dicantumkan nama pengirim, maksud pembayaran, dan jumlah rupiahnya. Lembar pertama beserta cek-cek yang diterima, dikirimkan kepada kasir. Lembar kedua dikirimkan kepada bagian akuntansi, sedangkan lembar ketiga disimpan oleh petugas yang bersangkutan sebagai arsip.

Apabila penerimaan kas melaui pos berupa poswesel, maka seperti halnya penerimaan cek melalui pos, penanganannya dilakukan oleh dua orang petugas. Petugas pertama membuat daftar poswesel sebanyak 3 (tiga) rangkap, sedangkan petugas kedua bertugas menguangkan poswesel ke kantor pos. 

Petugas ini harus mendapatkan penunjukkan dari perusahaan untuk menguangkan poswesel atas nama perusahaan, dan memiliki kartu C7. Pendistribusian daftar penerimaan poswesel, sama seperti halnya daftar penerimaan cek.

Kasir menyetorkan cek dan uang ke bank, dan petugas di bagian akuntansi mencatat transaksi penerimaan kas dalam jurnal. Dengan demikian apabila saldo menurut laporan bank direkonsiliasi (hal ini akan dibahas kemudian) oleh orang keempat, maka kesalahan atau kecurangan yang dilakukan dapat diketahui karena kas yang disetorkan ke bank harus sama jumlahnya dengan catatan yang dibuat oleh ketiga petugas lainnya. 

Dengan cara demikian, kecurangan jelas akan sulit dilakukan kecuali jika mereka bersekongkol. 

Petugas penerimaan pembayaran melalui pos harus melaporkan penerimaan tersebut kepada si pengirim. Jika hal ini tidak dilakukan, pengirim pasti akan menanyakannya. Kasir harus menyetorkan seluruh uang yang diterimanya, sebab saldo menurut laporan bank harus sama dengan saldo kas menurut bagian catatan di bagian akuntansi. 

Petugas di bagian akuntansi dan petugas yang akan melakukan rekonsiliasi tidak menangani uang atau cek yang diterima, sehingga mereka tidak mempunyai peluang untuk menggunakan atau menyelewengkan kas perusahaan.