Desain Dan Proses-Proses Pengendalian
A. Desain dan Proses Pengendalian
Desain sistem pengendalian
manajemen tidak terlepas dari pertimbangan aspek biaya dan manfaat. Tujuan
manajemen dalam menghasilkan suatu produk atau jasa berprinsip pada least
possible time (penghematan waktu seminim mungkin) atau never permitting
override (tak pernah ada yang diizinkan melangkahi prosedur). Prinsip
penghematan waktu seminim mungkin dapat berdampak pada suatu simpulan bahwa
tidak perlu adanya pengendalian. Pengendalian yang tidak efektif dan tidak
memberikan kontribusi positif hanyalah merupakan pemborosan waktu dan biaya.
Namun demikan, tanpa pengendalian,
kegiatan yang efisien dan efektif sukar dicapai. Dalam praktiknya ada kalanya
terjadi suatu penyimpangan yang melangkahi prosedur pengendalian yang telah
ditetapkan dengan alasan efisiensi dan
pemberian pelayanan prima atas suatu kegiatan yang tidak biasa (non rutin).
Secara prosedur hal ini tidak dibenarkan, namun demikian kasus tersebut
merupakan masukan bagi penyempurnaan sistem pengendalian yang ada karena sistem
pengendalian diciptakan untuk mencapai suatu kegiatan yang efisien dan efektif.
Penyimpangan yang dilakukan tersebut harus didukung oleh pendokumentasian yang
baik disertai persetujuan oleh pejabat yang berwenang. Pendokumentasian
penyimpangan tersebut merupakan kunci pengendalian untuk mencegah adanya
kecurangan.
Dengan mempertimbangkan dimensi
biaya-manfaat, tujuan dapat dikemas ke dalam bentuk praktis dan berguna, yakni:
dapat dicapai dan cocok dengan tujuan kegiatan serta tujuan pengendalian
terkait. Berikut ini disajikan dimensi biaya manfaat dari evalusi pengendalian
(cost/benefit dimensions of control evaluation) sebagaimana yang
diungkapkan oleh Ratliff, Wallace, Sumners, McFarland, Loebbecke (1996
hal. 97)
Dimensi Biaya/Manfaat dari Evaluasi Pengendalian
BIAYA
|
MANFAAT
|
Ketaatan
atas pengendalian memerlukan pengorbanan waktu yang sebaliknya dapat
dipergunakan bagi pertanggung jawaban kegiatan.
|
Meningkatkan
akuntabilitas; lebih efektif dalam menjaga aset.
|
Pengendalian
sering memerlukan dokumentasi yang memakan biaya.
|
Pengendalian
yang lebih baik atas sumber daya yang digunakan dalam produksi.
|
Proses
otorisasi dalam sistem pengendalian meliputi beberapa tingkatan manajemen dan
menyita waktu manajemen puncak secara substansial.
|
Ketaatan
pada kebijakan dan prosedur lebih sering terjadi dengan pengecekan dan saldo yang
terpasang dalam sistem.
|
Pada
suatu waktu, pengendalian bertentangan secara langsung dengan sasaran
operasional, seperti: pesanan melalui telepon merupakan cara yang paling
efisien, namun pengendalian mensyaratkan bahwa pesanan secara tertulis harus
dilakukan ketika jumlah pesanan melebihi jumlah tertentu.
|
Menghindari
konsentrasi yang berlebihan terhadap efisiensi melalui berbagai ukuran
efektivitas.
|
B. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen
Perancangan suatu sistem
pengendalian manajemen oleh pihak manajemen sebagaimana yang telah dijelaskan
sebelumnya bertujuan untuk:
1. diperolehnya keterandalan dan integritas
informasi;
2. kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur,
peraturan, dan ketentuan yang berlaku;
3. melindungi aset organisasi; dan
4. pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.
Untuk mencapai tujuan di atas,
sistem pengendalian manajemen harus dirancang sedemikian rupa sehingga
efektivitas sistem pengendalian dapat tercapai.
Sawyer, Dittenhofer, dan Scheiner dalam Sawyer
Internal Auditing9, edisi 5 tahun 2003 mengungkapkan pengelompokan standar
pengendalian intern (internal control standards) ke dalam 2 (dua)
kelompok sebagai berikut:
1. Standar Umum
a. Keyakinan yang memadai
b. Dukungan perilaku
c. Integritas dan Kompetensi
d. Tujuan pengendalian
e. Pengendalian
monitoring
2. Standar Rinci
a. Pendokumentasian
b. Pencatatan suatu transaksi dilakukan tepat waktu dan benar Transaksi-
c. Otorisasi dan
pelaksanaan transaksi
d. Pemisahan tugas
e. Supervisi
f. Akses pada sumber
daya/catatan dan akuntabilitasnya
Dari standar di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
perancangan suatu sistem pengendalian manajemen yang dapat diandalkan
(reliable) harus memenuhi unsur-unsur berikut:
1. Kualitas karyawan
(pegawai) sesuai dengan tanggung jawabnya.
2. Rencana organisasi yang menetapkan pemisahan tanggung jawab fungsi
secara layak.
Pemisahan tanggung jawab yang sering disebut pembagian tugas merupakan
aspek penting lainnya. Terdapat
3 (tiga) jenis tanggung jawab fungsi yang harus dilaksanakan
oleh bagian atau paling tidak orang yang berlainan, yaitu:
a. Otorisasi untuk melaksanakan transaksi.
b. Pencatatan transaksi.
c. Penyimpanan aktiva.
3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta
pengawasan yang wajar untuk mengadakan
pengendalian atas aset, utang, penerimaan, dan pengeluaran.
4. Pengendalian terhadap penggunaan aset dan dokumen serta
formulir yang penting. Pengendalian atas aset, catatan dan dokumen organisasi
memiliki tujuan menghindari adanya kesalahan dan ketidakberesan dari karyawan
yang tidak bertanggung jawab. Pengendalian secara fisik dilakukan dengan
pembatasan wewenang pada karyawan tertentu.
5. Perbandingan catatan-catatan aset dan utang dengan aset
fisik yang ada, atau yang senyatanya ada, dan mengadakan tindakan koreksi jika
dijumpai adanya perbedaan.