Jenis, Bentuk Dan Prosedur Pengaturan Surat

Jenis, Bentuk Dan Prosedur Pengaturan Surat

Penulisan surat dalam suatu prusahaan adalah penting, karena:

1. Surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap perusahaan).
2. Biaya surat mungkin mahal.

Unsur-unsur penulisan surat adalah :

a.    Gaji

Gaji pegawai yang memberi perintah, pengetik, pegawai arsip, pesuruh, dan sebagainya.

b.    Alat tulis menulis

Amplop, karbon dan sebagainya.

c.    Perlengkapan

Mesin tik, pita, dan sebagainya.

d.    Perangko dan tenaga kerja untuk memberi cap atau perangko

e.    Pemborosan

Alat tulis menulis yang rusak, materai-materai yang hilang dan sebagainya.

f.     Biaya tambahan

Sewa, penerangan, pajak, asuransi, dan sebagainya.

                            

            Tugas seorang manajer kantor adalah berusaha agar surat-surat yang diperlukan ditulis dengan baik dan mencegah adanya penulisan surat-surat yang tidak perlu.

            Penulisan surat adalah sulit mengawasinya, karena banyak pegawai kantor dalam bagian-bagian yang berlainan mengirim surat-surat secara tidak teraratur.

            Metode pengawasan surat adalah sebagai berikut:

1. Kepala bagian menandatangani semua surat yang keluar (suatu metode yang sangat populer)
2. Menggunakan buku pedoman surat-menyurat yang diberikan kepada para pegawai (jarang)
3. Mengadakan konperensi secara berkala (misalnya sekali sebulan) untuk membahas surat-surat yang yang dikirim keluar dan untuk mengajukan saran-saran perbaikan.
4. Menggunakan surat isian

Metode menjawab surat adalah sebagai berikut :

1. Mendikte seorang penulis cepat atau mesin dikte (dictating machine).
2. Mendikte beebrapa paragrap dan menggunakan paragrap-paragrap isian untuk sisanya.
3. Menggunakan surat isian yang kengkap.
4. Menyusun naskah surat secara tertulis dan meyerahkan naskah tersebut kepada seorang pengetik (metode ini hanya digunakan untuk masalah-masalah yang penting atau surat-menyurat yang bersifat rahasia).
5. Mencatat dengan cepat inti jawaban dan menyuruh seorang sekretaris pribadi untuk menyusun surat.
6. Memberikan surat kepada seorang sekretaris pribadi untuk menyelesaikannya.
7. Menulis jawaban pada bagian bawah tiap surat yang masuk dan mengirimkan fotokopinya.

Pengujian surat perusahaan adalah apakah surat tersebut menyatakan dengan jelas apa yang harus dikatakan, sehingga surat tersebut dapat dimengerti (pengujian komunikasi adalah pengertian) dan diambil tindakan yang menguntungkan. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan apabila menulis surat adalah bahwa surat tersebut harus:

1. Pendek

Menggunakan kata-kata dan kalimat-kalimat yang singkat.

2. Sopan

Tidak terlalu bebas, ini merupakan suatu pertanda kemauan baik (goodwill).

3. Jujur

Tidak terlalu banyak tambahan.

4. Positif

Tidak merugikan

5. Bijaksana

Tidak menyinggung perasaan si penerima surat.

            Contoh:

Surat harus ditulis dengan gaya bahasa yang diinginkan oleh majikan, misalnya pergunakan kata-kata “Kami berterima kasih atas surat-surat Saudara ……………..” atau “ Panitia telah memutuskan bahwa ……………………..”.

Surat isian adalah surat yang distandarisasikan yang dipergunakan oleh perusahaan untuk menjawab semua surat menyurat yang sifatnya sama dan berulang serta  untuk memberikan keterangan yang sama kepada semua koresponden.

Contoh :

            Surat pungutan hutang, berita penerimaan keberatan atau lamaran pekerjaan, berita penerimaan pesanan, permohonan untuk penyerahan barang dan sebagainya.

            Prosedur membuat surat isian adalah sebagai berikut :

1. Selama beberapa minggu membuat salinan tambahan dari semua surat yang keluar.
2. Pada akhir periode pilihlah (sortirlah) surat-surat menurut perihalnya.
3. Tentukan macam-macam surat yang paling sering ditulis dan paragrap-paragrap yang paling sering digunakan.
4. Pilih jawaban yang paling baik atas masing-masing surat dan apabila mungkin adakan perbaikan.
5. Standarisasikan dan golongkan jawaban-jawaban tersebut dalam surat-surat isian atau dalam paragrap-paragrap isian.
6. Ulangi prosedur tersebut tiap 12 bulan agar tetap up-to-date (modern).

Keuntungan surat isian adalah :

1. Surat isian menjamin praktek yang sama (uniform) dalam penulisan surat.
2. Surat isian menghemat waktu, baik waktu dari orang yang mendikte (memerintah) maupun waktu dari pengetik.
3. Surat isian membantu dalam menjawab surat-menyurat dengan cepat.

Kerugian surat isian adalah :

1. Surat isian tidak simpatik bagi masalah-masalah perorangan.
2. Gaya bahasa surat mungkin muluk-muluk.
3. Surat tercetak tidak begitu banyak memperoleh perhatian dari pihak yang menerimanya  seperti surat pribadi yang diketik.
4. Surat isian cepat menjadi out-of-date (ketinggalan zaman).

Lamaran pekerjaan harus:

1. Asli dalam gaya bahasanya.
2. Singkat dan ringkas
3. Menjawab semua hal yang disebut dalam adpertensi.
4. Mempunyai urutan yang logis.
5. Memuat sekurang-kurangnya rincian-rincian mengenai usia, keadaan keluarga, pendidikan, kecakapan, dan pengalaman.
6. Memuat nama penulis yang ditulis dalam huruf besarpada akhir surat.

Biaya surat-menyurat dapat ditekan dengan menggunakan:

1. Surat isian (menghemat waktu dari orang yang mendikte)
2. Mesin dikte (menghemat waktu dari pengetik)
3. Mesin tik otomatis (untuk membuat surat-surat isian)
4. Mesin pembubuh perangko (menghemat tenaga untuk membubuhi perangko).
5. Telpon sebagai pengganti menulis surat.