Jenis kegiatan dan pekerjan kantor

Jenis kegiatan dan pekerjan kantor

William Leffingwell dan Edwin Robinson mendefinisikan pekerjaan kantor sebagai :

“ Office work is concerned primarily with the records of the eaterprise- making records, and preserving them for future reference.

            These records may be the history of transactions of  the enterprise, represented by the accounts, by correspondence, by contracts, byu orders, by inventories, by plans and schedules, by reports and by written and printed memorandums of all kinds “.

Pekerjaan kantor terutama bersangkutan dengan wwarkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat/dokumen , penggunaan warkat, dan pemeliharaan serta penyimpanannya untuk digunakan sebagai bahan referensi di kemudian hari. Warkat-warkat ini merupakan sejarah dari kegiatan atau transaksi badan usaha tersebu, yang digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan,  surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat pesanan, daftar inventaris, rencana dan jadwal kegiatan, laporan-laporan seta oleh segala macam nota yang tertulis atau tercetak. (The Liang Gie, 1978 : 16).

            Secara lebih singkat, Mahieu dalam The Liang Gie (1978 : 17) mengemukakan sebagai berikut: “ Het kantor is de plaats in een onderneming, waar het administratieve werk verricht wordt, dat met de hand of machinaal kan geschiesen. Het administratieve werk bestaat staads in het vestleggen van allerlei gegevens die voor de betrokken onderneming van belang zijn ”.

            (Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha, dimana dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau pekerjaan tata usaha, yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan menggunakan mesin. Pekerjaan  tata usaha senantiasa terdiri pencatatan pelbagai macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan).

            Oleh The Liang Gie peran pekerjaan kantor atau tata usaha diperinci lebih lanjut sebagai berikut:

Untuk melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dalam usaha mnecapai tujuan organisasi

untuk menyediakan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi dalam membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Untuk membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan (The Liang Gie, 1978 : 23)

Sebagai contoh, untuk melayani pelaksanaan pekerjaan operatif ialah dengan cara menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan guna memudahkan penyelesaian pekerjaan operatif secara lebih baik.

Akhirnya, tata usaha mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan  sumber dokumen.

George R. Terry dalam The Liang Gie  (1978 : 17) mengemukakan ada enam kegiatan pokok pekerjaan kantor, yaitu :

menghimpun atau collecting, yaitu kegiatan mencari atau mengusahakan tersediaanya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, sehingga terkumpul dan siap untuk digunakan apabila diperlukan.

mencatat atau recording, yaitu kegiatan mencatat dengan berbagai peralatan tulis, keterangan keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula perekaman pada pita tape atau disket computer.

mengelola atau processing, yaitu bermacam-macam kegiatan menafsirkan, menghitung, mengikhtisarkan, menyimpulkan dan mengolah lainnya terhadap data yang dikumpulkan, sehingga menjadi suatu bentuk informasi yang lebih berguna bagi pimpinan organisasi.

menggandakan atau duplicating, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan yang diperlukan dengan pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak yang lain yang membutuhkan.

mengirim atau distributing, yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak yang lain yang membutuhkan informasi yang bersangkutan.

menyimpan atau filling/storing, yaitu kegiatan mengatur dan menyimpan dengan pelbagai cara dan alat yang aman, sehingga dapat dicari kembali dengan mudah apabila diperlukan di kemudian hari. (The Liang Gie: 1978 - 17).

 Menurut Leffingwell dan Robinson, ruang lingkup pekerjaan kantor diperinci lebih banyak lagi menjadi kegiatan yang bersifat:

Receving dispatching and orders;

Billing;

Correspondence, dictation, typing;

Filling;

Passing credit and collecting outsanding;

Handling, distributing and dispatching mail;

Duplicating and addressing work;

Miscellaneous, such as: telephone, receiving visitors, messenger service;

Special tasks. Objectives: simplifications of system, elimination of  unnecessary work;

Making records (nothing down desire data).

Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi ketatausahaan dapat digunakan dua asas, yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas desentralisasi  atau pemencaran.

Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh ssebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif

Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat menyurat, pengetikan dan lain-lain. Satuan organisasi fungsional trsebut hanya memberikn petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi perkantoran pusat.