Media Komunikasi Kantor

Media Komunikasi Kantor

a.    Pesawat Telpon

Telepon merupakan kebutuhan utama di dalam kegiatan komunikasi lisan di kantor. Komunikasi melalui telpon merupakan sebuiah kesempatan untuk membina dan meningkatkan jalinan komunikasi yang dapat saling menguntungkan. Kesempatan berkomunikasi melalui telpon dapat digunakan untuk menjelaskan, mengkonfirmasikan bahkan meluruskan berita-berita atau segala sesuatu yang berhubungan dengan kantor.

Dalam bertelepon terdapat etika. Etika bertelepon dapat berdampak secara signifikan terhadap citra organisasi untuk memuaskan dan menjaga relasi. Etika dimaksud antara lain :

a)    Persiapan sebelum bertelepon

-          Persiapkan nomor telepon yang dituju

-          Persiapkan pokok-pokok pembicaraan

-          Persiapkan alat tulis untuk mencatat

b)    Pada saat bertelepon

-          Ucapkan salam, ssebutkan identitas kantor anda

-          Tawarkan bantuan (jika telepon masuk)

-          Bicaralah sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan

-          Pilih kata-kata dan gunakan intonasi dan kejelasan suara

-          Percaya diri dan santun

-          Kembangkan kecerdasan emosi untuk menghasilkan komunikasi yang baik

-          Akhiri telepon dengan mengucapkan salam

-          Letakkan telepon pada tempatnya dengan baik.

b.    Presentasi

Menyampaikan gagasan melalui presentasi saat ini sudah merupakan bagian dari tugas karyawan kantor terutama para eksekutifnya. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan menjadi modal bagi seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. Presentasi merupakan media komunikasi lisan untuk menyampaikan pikiran, ide-ide atau keterangan mengenai apa saja yang menjadi tanggung jawab seseorang baik itu merupakan barang ataupun jasa.

Presentasi juga merupakan kesempatan untuk menunjukkan kemampuan, karena dari cara seseorang memberikan presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidang atau permasalahan yang dikelola.

Agar presentasi mencapai sasaran yang diinginkan maka

-          kenali diri sebelum mengenali orang lain

-          identifikasi dan atasi hambatan untuk komunikasi yang efektif

-          maksimalkan bahasa tubuh untuk hasil komunikasi yang baik (postur, kontak mata, ekspresi wajah, gerak tubuh)

-          kembangkan kecerdasan emosional

-          berkomunikasi dengan penuh empati

-          komunikasi dalam segala situasi

Disamping itu perlu diperhatikan

-          penguasaan materi presentasi

-          pahami cara kerja alat bantu yang digunakan

-          jaga penampilan dan tata cara berbusana

-          penggunaan prinsip logis, argumentatif dan persuasif.