Pembagian kerja secara seimbang
Seperti yang telah diuraikan dalam buku materi pokok 1 tentang prinsip-prinsip umum organisasi, maka prinsip yang pertama adalah pembagian habis tugas. Artinya bahwa semua tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh suatu unit organisasi harus dibagi diantara para anggota unit organisasi, sehingga tidak ada suatu kegiatan pun yang tidak ada penanggung jawabnya. Jadi, apabila terdapat suatu kegiatan yng merupakan tugas unit organisasi tersebut dan belum ada petugas yang melaksanakannya, maka harus segera ditunjuk salah seorang anggota unit tersebut untuk melaksanakannya.
Dalam praktik sering terdapat beberapa petugas dalam suatu kantor yang kelihatan terlalu sibuk. Disamping itu terdapat pula beberapa petugas yang kelihatan sering menganggur sehingga waktunya habis dipergunakan untuk membaca koran dan main catur. Hal tersebut merupakan akibat dari kurang seimbangnya pembagian tugas yang telah ditentukan oleh pimpinan kantor atau yang tertulis menurut keputusan tentang organisasi dan tata kerja kantor yang bersangkutan. Memang biasanya uraian tugas pokok dan fungsi yang tertulis dalam keputusan tentang organisasi dan tata kerja suatu unit organisasi itu kelihatannya sudah cukup banyak, tetapi seringkali dalam praktik tidak demikian karena surat-surat yang masuk berkurang sehingga yang dikerjakan menjadi berkurang pula. Sebagai contoh, tugas Bagian atau sub. Bagian Perlengkapan, dalam suatu kantor adalah melakukan pengadaan alat-alat perlengkapan, mendistribusikannya, memelihara, inventarisasi dan mlakukan penyusutan, tetapi biasanya kesibukan pekerjaan yang dialami hanya pada permulaan tahun anggaran, sedangkan untuk waktu sisanya tidak terdapat banyak pekerjaan sehingga para petugasnya banyak yang menganggur. Untuk menghindari waktu yang menganggur tersebut sebaiknya secara berkala mengadakan rapat/pertemuan dengan para pimpinan bawahannya untuk mengatur dan membahas kesibukan kerja sehingga terdapat suasana kerja yang harmonis, dimana tidak terdapat para petugas yang menganggur.
Disamping itu apabila sudah ditetapakan deskripsi jabatan, perlu diadakan penijauan kembali secara berkala guna disesuaikan dengan perkembangan keadaan. Dengan adanya pembagian kerja yang seimbang itu, maka gairah kerja akan terpelihara dengan baik dan tidak menimbulkan iri hati diantara para pegawai.
Sedangkan untuk para petugas yang terlalu sibuk disebabkan oleh volume kerjanya memang semakin meningkat, perlu diusahakan akan sebagian tugasnya dapat dilimpahkan kepada petugas lain atau didelegasikan kepada anggota bawahannya.
Dengan diadakan pertemuan secara berkala antara pimpinan kantor dengan para pimpinan bawahan dan selanjutnya pimpinan bawahan mengadakan pertemuan dengan pegawai bawahannya, maka dapat dilakukan pembahasan bersama terhadap masalah-masalah yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaan dan dimintakan saran-saran serta pendapat untuk pemecahannya.
Dengan demikian maka terpupuk pula perasaan turut memiliki (sense of belonging) diantara para pegawai dan diberikan motivasi dalam rangka peningkatan gairah kerja yang selanjutnya akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
Rekstrukturisasi biasanya berakibat pengurangan kelebihan tenaga kerja, akibat dari efisiensi yang dilakukan oleh perusahaan . Seringkali kebijakan pengurangan karyawan merupakan alternatif terakhir yang ditempuh oleh manajer kantor guna mempertahankan daya saing agar perusahaan tetap mampu beroperasi. Pengurangan karyawan sebagai suatu kebijakan yang tidak populer bagi karyawan yang akan berdampak secara psikologis dan fisik. Untuk itu manajer kantor harus bertindak secara arif dan bijaksana agar kepentingan karyawan tidak dirugikan. Biasanya masalah yang paling sensitif yaitu sulitnya menetukan pengurangan jumlah karyawan yang sudah lama bekerja akan tetapi kurang produktif atau yang masih muda enerjik namun relatif baru masuk untuk memperkecil beban perusahaan dan meringankan konflik yang akan timbul jika harapan karyawan tidak sama dengan harapan perusahaan. Apabila tidak diselesaikan dengan baik akan menimbulkan sabotase, pemogokan atau bentuk unjuk rasa lainnya.
Jika hal ini terjadi maka secara moril dan materil perusahaan akan menderita rugi. Sudah saatnya manajer memikirkan langkah-langkah terbaik yang mampu mempertahankan kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan.
Biasanya langkah-langkah yang yang diperlukan adalah
Sosialisasi rencana program efisiensi
mengajak pihak-pihak terkait seperti Depnaker setempat, serikat-serikat pekerja untuk bermusyawarah memutuskan rencana efisiensi yang kemungkinan akan berdampak penguragan karyawan
Tugas lain manajer kantor yaitu:
1. Membina dan memotivasi karyawan yang masih tinggal di perusahaan dalam keadaan yang sulit
2. Memotivasi karyawan yang kehilangan gairah kerja
3. Mengatasi karyawan yang bersedia lembur
4. Mengatasi karyawan yang menentang
5. Menciptakan kepercayaan dalam perusahaan
6. Meningkatkan komunikasi dalam perusahaan
7. Mengambil langkah proaktif dalam menghadapi rumor
8. Membawa perusahaan kembali menuju ke posisi yang kuat dan sehat.
Comments
Post a Comment