Pengembangan organisasi kantor

Pengembangan organisasi kantor

Dalam perkembangan dunia modern sekarang ini, aka terdapat banyak factor-faktor yang menyebabkan perubahan dan selanjutnya perubahan-perubahan tersebut akan mempengaruhi kehidupan suatu organisasi. Factor-faktro lingkungan eksternal yang dapat menyebabkan perubahan dan harus diperhatikan oleh setiap pimpinan organisasi adalah :

1. Tantangan teknologi (kemajuan dan penemuan baru bidang teknologi yang digunakan dalam proses produksi)
2. Tantangan ekonomi (perkembangan dunia usaha, pasaran tenaga kerja dan sebagainya)
3. Perkembangan keadaan politik (politik dalam negeri, peraturan perundang-undangan, hubungan luar negeri)
4. Tantangan demografis (pertumbuhan penduduk, urbanisasi)
5. Kondisi geografis (pertumbuhan transportasi dan informasi).
6. Kondisi social budaya (nilai-nilai budaya bangsa gaya kehidupan modern)
7. Kompetisi antarpesaing yang semakin ketat.

      Factor-faktor di atas akan mempengaruhi kehidupan organisasi dan oleh karena itu organisasi harus dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan tersebut dan mengambil langkah-langkah antisipatif guna memanfaatkan peluang dan kesempatan yang ada.

      Selanjutnya perubahan organisasi tersebut akan menyebabkan pula perlunya penyesuain kegiatan perkantoran.

Menurut hasil studi di Amerika Serikat, hal-hal yang menyebabkan pertumbuhan kegiatan perkantoran yang makin cepat adalah :

- The increased control of businessby government.

- The increase in insurance and advertising activities.

- The development of modern accounting techniques.

- The acceptance and intenalve use of credit and installment selling.

- The expansion of small enterprises to national and international oprations.(Drs. The Liang Gie, 1978 : 268)

            Era globalisasi yang terjadi pada decade 90-an mempunyai pengaruh yang luas terhadap seluruh kehidupan manusia, termasuk pada bidang administrasi perkantoran.

      Seperti dikemukakan oleh Presiden Soeharto dalam pidatonya tertanggal 9 Januari 1995 yaitu : “ Dewasa ini kita berada pada tahap paling awal dari suatu zaman baru. Kita akan hidup dalam suasana yang makin terbuka. Sikap kita terhadap arus keterbukaan (globalisasi) itu harus positif, mau atau tidak, suka atau tidak suka, siap atau tidak siap, kita telah masuk dalam sistem perdagangan bebas dunia . Kita mendapat  tantangan dan peluang yang terbuka di hari depan”.

      Untuk dapat memenuhi tantangan dan peluang tersebut bangsa Indonesia harus dapat meningkatkan kemampuannya di segala bidang, terutama di bidang administrasi, baik administrasi negara maupun administrasi niaga. Di bidang administrasi negara, pemerintah harus dapat mengalihkan fungsi (shift of function) dari kebijaksanaan ekonomi yang dipimpin oleh public (negara) menjadi kebijaksanaan ekonomi yang dipimpin oleh swasta (swastanisasi). Untuk keperluan tersebut telah dikeluarkan beberapa paket deregulasi dan debirokratisasi di bidang dunia usaha dan dilaksanakan asas desentralisasi dan dekonsentrasi di bidang pemerintahan.

            Sedangkan di bidang administrasi niaga telah diadakan usaha-usaha untuk mengembangkan desain-desain administrasi niaga dengan meningkatkan berjalannya kemitraan usaha, antara golongan skala besar (konglomert), golongan ekonomi menengah dan golongan ekonomi lemah yang berasaskan kekeluargaan.

            Karena administrasi perkantoran dimaksudkan untuk dapat mendukung pelaksanaan operasional fungsi-fungsi pokok suatu organisasi, maka kegiatan administrasi perkantoran harus dapat menyesuaikan diri dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh fungsi-fungsi pokok organisasi yang bersangkutan.

            Untuk dapat mengatur penyesuaian-penyesuaian tersebut, maka hendaknya diambil langkah-langkah dalam penyempurnaan organisasi perkantoran sebagai berikut:

1.    mengoptimasikan pentapan tujuan fungsional, sehingga dapat mencapai pelaksanaan tugas-tugas pelaksanaan yang semakin kompleks.

2.    mengadakan antisipasi terhadap persyaratan informasi yang dibutuhkan guna menunjang pencapaian ujuan organisasi.

3.    mengadakan sistem perencanaan terpadu, sehingga dapat menjalin hubungan yang serasi antara subsistem operasional, prosedur dan metode pelaksanaan operasioanl guna menjamin kelancaran proses pencapaian tujuan.

4.    melakukan peninjauan kembali secara berkala terhadap struktur organisasi untuk dapat menampung kebutuhan akan permintaan-permintaan baru sesuai dengan perubahan lingkungan yang dihadapi.

5.    mempertimbangkan secara hati-hati dalam usaha otomatisasi kegiatan dalam arti memperhatikan persiapan-persiapan yang diperlukan, baik persiapan teknis maupun persiapan sumber daya manusia, yang harus diperhitungkan secara matang.

6.    menyempurnakan mekanisme penilaian prestasi kerja, penentuan standar, ukuran-ukuran penilaian dan pengawasan.

7.    melakukan usaha-usaha untuk menekan biaya administrasi yang serendah mungkin dalam rangka menghadapi kompetisi yang semakin ketat.