Perencanaan pola tindakan dasar dalam penyelesaian

Perencanaan pola tindakan dasar dalam penyelesaian

Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut di atas maka apatlah kini dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun menguranggi  hasil yang hendak di capai merupakan :

1)    Cara yang paling mudah (tidak sullit akibat memakai banyak pikiran).

2)    Cara yang paling ringgan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia).

3)    Cara yang paling cepat (tiak lama dikarenakan memakan waktu).

4)    Cara yang paling dekat (tiak jauhcaranya an menghamburkan ruang kerja).

5)    Cara yang paling murah (tiak mahal akibat terlampau boros pengunaan bendanya).

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya biasanya dapat di simpulkan sesuatu asas yang dapat menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. Demikian pula dalam bidang tatausaha ; perlulah kiranya di indahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Asas-asas efisiensi bagi tatausaha itu ada 5 yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan dan pengabungan. Kesemua itu erturut-turut akan diuraikan lebih lanjut bawah ini :

Asas perencanaan.

Merencenakan berarti mengambarkan di muka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam ranggka mencapai sesuatu tujuan. Perwujutan asas ini dalam bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikkut :

a)    Pedoman tentang maksud warkat

Setiap warkat yang diciptakan dan di pelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat alam bidang peneranggan, hokum, administrasi, keilmuan/penelitian, pendidikan dan sejarah/dokumentasi. Bila tidak bisa di jawab untuk apa sesuattu warkat dibbuat, maka warkat itu sesunguhnya tidak perlu diciptakan.

b)    Pedoman tentang penetapan prosedur

Lalulintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh di biarkan tumbuhsendiri, malainkan harus selalu direncanakan dan di atur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam sesuatu organisasi henaknya di himpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual).

c)    Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha

Setiap mesin kantor hendaknya hanya di beli dan di pergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah di tetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu, barulah kemudian manyusun prosedur kerjanya di sekitar atau mengikuti mesin itu.

d)    Pedoman tentang perencanaan formulir.

Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, tau manyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat mengenai bentuknya, macam, dan bahannya.