Standarisasi Kerja Kantor

Standarisasi Kerja Kantor

Pekerjaan kantor harus diatur atau ditata dengan sebaik-baiknya, sebab apabila tidak, maka akan merupakan kumpulan kegiatan yang tidak teratur sehingga menyebabkan kesimpangsiuran dalam penyediaan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berakibat pada efisiensi.

            Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor.

Efisiensi (E) atau daya guna adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh/output (O) dengan usaha yang perlu dilakukan/input (I) dengan menggunakan sumberdaya, waktu dan ruang. Ketiganya dapat dirumuskan sebagai E= O>I.

            Sedangkan efektivitas atau hasil guna ialah untuk menyatakan bahwa kegisatan-kegiatan  telah dilakukan dengan tepat dalam arti tujuan tercapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, tetapi dalam hasil guna tersebut belum dipertimbangkan adanya penghematan sumber daya yang telah digunakan.

Dilihat dari segi usaha, maka usaha untuk melakukan suatu pekerjaan itu meliputi 5 unsur, yaitu : pikiran, tenaga, waktu, ruang dan material termasuk uang. Dengan demikian dapat dirumuskan secara konkret, bahwa sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil  yang ditetapkan itu dilakukan, dengan:

-          cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak menggunakan pikiran)

-          cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak menggunakan tenaga)

-          cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak memerlukan waktu)

-          cara yang paling murah (tidak terlalu banyak menggunakan ruang)

-          cara yang paling murah (hemat dan tidak boros dalam penggunaan material termasuk uang).

Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal  dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan paling murah, atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengoorbanan yang minimal.

Dalam pencapaian efisiensi diperlukan asas-asas, yaitu:

1.    Asas Perencanaan

Perencanaan, berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbangan-pertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir.

2.    Asas Penghematan

Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor, pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain.

3.    Asas Penyederhanaan

Asas ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah, praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak (time and motion study) dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja (organization and method).

Dalam pernelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi.

4.    Penghapusan

Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan.

5. Penggabungan

Asas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien.

Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran dalam bentuk barang atau jasa dengan masukan, baik sumber daya manusia maupun non-manusia, yang digunakan dalam proses produksi.

Hubungan ini dinyatakan dengan perbandingan antara output dengan input. John Kendrick dalam bukunya “ An Introduction to thee dynamic of productivity charge ”, mengatakan : Productivity is the relationship between output of goods and services and the input of resources, human and nonhuman, used in the productive  process. That relationship is usually expressed in ratio from O and I”(Kendrick, 1977 : 1).

            Lebih lanjut Kusriyanto dalam bukunya: Meningkatkan Produktivitas Kerja mengatakan bahwa peningkatan produktivitas pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk, yaitu :

1. Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama
2. Pengurangan sedikit sumber daya sekadarnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar.
3. Pengguanaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar.
4. Penggunaan sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar lagi. (Kusriyanto, 1991 : 3)

Dengan demikian maka usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja tersebut dilakukan melalui peningkatan efisiensi, dalam arti melakukan penghematan terhadap sumber daya. Dengan diusahakan efisiensi maka akan meningkatkan produktivitas kerja karena hubungan antara output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. Sebaliknya peningkatan produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan efisiensi karena peningkatan produktivitas dapat juga dilakukan dengan penambahan penggunaan sumber daya yang tidak dibarengi dengan penghematan.