Perencanaan Strategis IS/IT

Untuk menentukan strategi IS/IT yang dapat mendukung perencanaan Visi dan Misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut: Mengapa suatu bisnis dijalankan, Kemana tujuan dan arah bisnis, Kapan tujuan tersebut dicapai, Bagaimana cara mencapai tujuan, dan Adakah perubahan yang harus dilakukan. Dengan demikian, yang menjadi issue utama dalam membangun suatu perencanaan strategi IS/IT, adalah penyelarasan strategi IS/IT dengan strategi bisnis organisasi. Strategi bisnis, ditetapkan oleh manajemen melalui beberapa pertimbangan dan analisis faktor lingkungan internal (kelemahan dan kekuatan) dan faktor lingkungan eksternal organisasi (peluang dan ancaman). Tidak serta merta strategi bisnis tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah, tetapi harus didukung oleh struktur administratif yang baik, integritas proses atau aktifitas bisnis yang lancer baik di internal mapun eksternal organisasi, serta memiliki kemampuan dan keterampilan SDM yang profesional. 

Kemampuan teknologi informasi mutlak dibutuhkan untuk menjamin terwujudnya harmonisasi antara infrastruktur dan proses bisnis organisasi, sehingga strategi bisnis yang dipilih dapat berjalan optimal, serta dapat mencapai keunggulan kompetitif yang diinginkan. Strategi IS/IT yang tepat akan mendorong beberapa hal yaitu tersedianya teknologi dan aplikasi informasi sesuai kebutuhan sehingga dapat tercipta struktur administratif yang baik, meningkatkan kemampuan dan kelancaran dalam akses informasi sehingga dapat tercapai integritas proses dilingkungan internal  dan ekternal organisasi, termasuk kontrol yang efektif/efisien terhadap penggunaan sumbar daya, risiko, dan aktifitas bisnis organisasi; Meningkatkan profesionalisme SDM melalui peningkatan cara merekrut, motivasi, mendidik/melatih pegawai, dan membentuk budaya kerja yang didukung oleh sistem informasi. 

Hubungan antara strategi IT, strategi IS dan strategi bisnis ditujukkan pada Gambar 2.2. Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi system informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi IS adalah menjawab pertanyaan “apa?”, sedangkan strategi IT lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.

Hubungan antara Strategi Bisnis, IS dan IT [ Ward and Peppard, 2003] Ward and Peppard menyatakan bahwa untuk dapat menerapkan teknologi  informasi secara optimal, dibutuhkan suatu strategi IS/IT yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Menurut [Ward and Peppard, 2002] sejumlah penelitian dan  kenyataan menunjukkan beberapa konsekuensi yang dihadapi suatu organisasi dan tidak memiliki strategi IS/IT, yakni; 

1. Investasi IT yang tidak mendukung tujuan/sasaran bisnis; 

2. Lemahnya kendali atas IS/IT organisasi; 

3. Terjadinya duplikasi data, data yang tidak akurat, dan sumber informasi yang membingungkan karena tidak terintegrasinya IS/IT; 

4. Tidak ada prioritas pengembangan ataupun dalam melaksanakan perubahan IS/IT; 

5. Tidak ada mekanisme memutuskan tingkatan sumber daya yang optimal dan system suplai yang terbaik; 

6. Manajemen informasi yang lemah; Beda pemahaman antara pengguna dan pelaku IS/IT organisasi yang dapat menyebabkan konflik dan kekecewaan; 

7. Strategi teknologi yang tidak terpadu; 

8. Investasi infrastruktur yang tidak sesuai kebutuhan; 

9. Evaluasi proyek IS/IT yang hanya berdasarkan aspek financial; 

10. Investasi IS/IT dapat menjadi sumber konfilk dalam organisasi; 

11. Justifikasi investasi yang kontradiktif dengan konteks bisnis; serta daur hidup IS/IT yang lebih pendek dari yang dibutuhkan. Strategi IS/IT tersebut dituangkan ke dalam suatu perencanaan strategi IS/IT. 

Perencanaan strategi IS/IT atau yang juga disebut IT Master Plan mempunyai karakteristik, antara lain adalah: adanya misi utama; keunggulan strategis/kompetitif dan kaitan dengan strategi bisnis; adanya sasaran kunci; mengejar kesempatan dan  integrasi strategi IS/IT dan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif/manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembang buttom up dan analisis top down. Perencanaan strategis IS/IT yang baik dan akan menghasilkan portfolio-portfolio sistem informasi dan infrastruktur yang saling terintegrasi di semua level organisasi dan memberikan kontribusi yang penting dalam membangun dan meningkatkan kinerja organisasi yaitu efisien, efektivitas, komunikasi, kolaborasi dan kompetitif. 

Efisiensi diperoleh melalui otomasi pengolahan transaksi, yang semula ditangani oleh manusia diganti dengan teknologi sistem informasi yang sering disebut Transanction Processing System (TPS). Untuk meningkatkan efektifitas, dicapai antara lain dengan Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS), Executive Information System (EIS), yang digunakan untuk menyediakan informasi bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Efektifitas meningkat karena pengambilan keputusan didasarkan dengan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan, serta berkesinambungan. Peningkatan kinerja komunikasi dan kolaborasi dicapai dengan menerapkan system yang mampu mengintegrasikan pengguna system informasi termasuk para manajer secara elektronik, sistem informasi ini biasanya disebut Office Automation System (OAS). Dengan meningkatnya efisiensi, efektivitas, komunikasi, dan kolaborasi proses bisnis organisasi, maka akan dapat meningkatkan kemampuan dalam berkompetensi. 

Ward dan Peppard (2002), menyatakan Perencanaan Strategis IS/IT merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam melakukan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Rencana strategis IS/IT mempelajari pengaruh IS/IT terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memiliki langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis IS/IT juga menjelaskan berbagai tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi IS/IT dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. 

Kesimpulannya, bahwa perencanaan strategis IS/IT sangatlah diperlukan dalam upaya pengelolaan dan pemanfaatan TI untuk kepentingan organisasi dalam menggapai tujuan bisnis dan keunggulan kompetitif. Integritas dan keselarasan dalam proses bisnis organisasi sangat diperlukan, sehingga organisasi akan memiliki, capabilitas, avalibility, serta adaptive; dengan demikian organisasi dapat menyelesaikan setiap transaksi dan melakukan perubahan dengan cepat dan akurat. Dalam perencanaan strategi IS/IT perlu memperhatikan dan memahami konteks strategi yang akan dikembangkan organisasi.