Teori Tentang Standard Operating Procedure-SOP - Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standard, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap). Lembaga atau perusahaan yang besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP dalam melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas Kimpraswil, Operasi pasien di rumah sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.
Teori
Pendekatan dari sistem manusia - mesin merupakan salaha satu cara dipakai merencanakan suatu pekerjaan. Ada tiga struktur dasar sistem yang sering dipertimbangkan, yaitu: 1) Sistem manual, melibatkan manusia dengan bantuan mekanis atau perkakas tangan. Manusia mensuplai tenaga yang diperlukan dan bertindak sebagai pengendali proses. Alat-alat mekanis membantu melipatgandakan upaya manusia, disini ada fungsi-fungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi keluaran. Sistem manual beroperasi dalam suatu lingkungan kerja yang mempunyai dampak pada manusia dan keluaran (output); 2) Sitem semiotomatis, melibat manusia terutama sebagai pengendali proses. Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan mananggapi informasi tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan seperangkat pengendali; 3) Sistem-sitem otomatis, tidak memerlukan manusia, karena semua fungsi indra, dan pemrosesan informasi, pengambil keputusan dan tindakan dilakukan oleh mesin. Disini manusia berfungsi sebagai monitoring membantu mengendalikan prosesnya, dan secara periodik atau terus-menerus melakukan pengawasan dengan parameter tertentu.
Pada proses kerja sistem manual masih banyak karyawan memakai SOP, berbeda pada sistem kerja semiotomatis dan otomatis telah pemakaian SOP berkurang, karena beberapa pekerjaan manual telah dilaksanakan dengan baik oleh mesin-mesin secara mekanik – elektronik - computer, umpamanya pekerjaan ”Operasi Mesin bubut CNC”.
Desain-desain pekerjaan yang ditautkan dengan sistem-sistem tata letak fungsional cenderung relatif luas, walaupun dispesialisasikan. Sistem fungsional demikian menghendaki karyawan yang berketrampilan tinggi. Karyawan terspesialisasi dan memiliki keahlian khusus. Pada pekerjaan akan ditemukan ada pengulangan langkah-langkah, artinya bila seorang mekanik bengkel mobil atau kasubag TU yang berpengalaman dan menjalan tugas lama, dia dapat merasakan ada pengulangan langkah-langkah kerja setiap dia melakukan pekerjaan yang sama walaupun konteks berbeda, dan juga adanya kesinambungan pada suatu pekerjaan, dan yang selalu ada langkah-langkah tetap, duma dibatasi urutan tugas secara kapasitas, waktu dan tanggung jawab.
Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses kejadian beserta pengendaliannya, antara lain:
- Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas minimal; khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan.
- Ada deskripsi lengkap komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau acuan layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.
- Ada daftar karakteristik perlengkapan (equipment), seperti: kapasitas, kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan khusus.
- Ada deskripsi langkah-langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas operasi.
- Ada parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus mempunyai dokumentasi.
- Ada diagram alir kerja.
- Ada pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini dibatasi atau ada kriteria yang dapat diterima pihak profesional.
- Ada contoh perhitungan, estimasi waktu, kartu isian.
- Ada biaya, alat angkut, dan daftar faktor pengganggu.
- Ada yang pelaksana dan pertanggungjawaban; siapa melaksanakan apa?
- Ada akuntabilitas pimpinan.
- Ada pelaporan dan dokumentasi.
Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah tugas-tugas dari suatu pekerjaan dapat diukur. Norman E, Gronlund menggunakan istilah tugas performansi perluasan (Extended performance task) untuk menjelaskan kaitan performansi dengan tugas yang begitu komprehensif. Namun, biasanya tugas yang begitu luas terdiri dari beberapa tugas kecil, bahkan dapat berupa kegiatan-kegiatan (activity), pengoperasian (operation), dan langkah-langkah (step). SOP dapat dikembangkan melalui analisis tugas pekerjaan, berikut hubungan vertikal dari suatu analisis tugas.
Tabel Kaitan sejajar antara analisis okupasi dengan tugas
I.
Lapangan okupasi I. Mekanik Otomotif
A. Okupasi khusus A.
Motor bakar
1. Kewajiban; 2. dan seterusnya 1. Memasang mekanisme piston; 2. dst
a) Tugas; b) dst a)
Memasang metal round; b) dst
1) Kegiatan; 2)
dst 1) persiapkan pasangan setiap metal;2)dst
(a) Operasi; (b) dst (a) pasang metal sesuai urutan; (b) dst
- Langkah 1; dst
- kencangkan baut metal dengan
kunci ring sesuai
spesifikasi, dst
Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada suatu SOP.
Comments
Post a Comment